Dneska bych se chtěl trochu rozepsat o Excelu. Skoro každý jim pohrdá, ale přitom na rozjetí projektu není lepšího programu. Člověk si tam může snadno nasimulovat řadu scénářů, zkoušet si měnit hodnoty a Excel vše ochotně, rychle a bezchybně přepočítává. A nejinak to bylo i v případě našeho projektu.

Vše začalo malou nevinou tabulkou, do které jsem si před měsícem sepsal fulfillment sklady tak, abych je dokázal mezi sebou porovnat. Původně se porovnávalo na průměrném produktu, průměrné váze a zhruba odhadnutém množství produktů na skladu. Postupem času jsem si tabulku rozšířil tak, abych vedle sebe viděl 4 scénáře prodeje:

• optimistický – 2 měsíce
• realistický – 4 měsíce
• pesimistický – 12 měsíců
• průserový – 24 měsíců

Pak máme ještě jeden krizový scénář, a to kapitulaci. V tom případě máme domluveno, že na vlastní náklady dopravíme zboží do ČR kde si ho firma prodá sama. Na tuto variantu snad nedojde.

Už z toho jsme tenkrát dokázali hrubě odhadnout, které zboží prodávat a které ne. Pokud vás sklad, poštovné a balné vyjde při nějakém množství na $5 na položku, je jasné, že nebudete prodávat nic, co nemůžete prodat alespoň o $10 dráže než nakoupíte. Tahle první verze tabulky nám dodala alespoň trochu jistoty a síly pustit se do dalších věcí. Vědomí, že i při průserové variantě neproděláme kalhoty nám dost pomohlo.

Včera jsme se s naší tabulkou dostali zase o nějaký kus dál. Blíží se nám termín, kdy budeme muset říct, co přesně v kontejneru chceme. Vypadá to snadno, ale zkuste si vybrat z cca 4000 různých výrobků, z různých velikostí, barev tak, aby vám to zaplnilo přesně jeden kontejner a ještě to bylo co nejvíc ziskové. A tak přišel opět na řadu Excel.

Postupnými iteracemi a pokusy jsem se nakonec dostal do stavu, kdy do jedné ze záložek definujeme typy výrobků. Těm jde nastavit jejich rozměr, nákupní a předpokládaná prodejní cena. To vše se přepočítá na dolary a stopy tak, aby se s tím dalo dále počítat. Na další záložce zadefinujeme varianty jednotlivých produktů. Pro každý výrobek definujeme například jeho barvy. Aby se nezadával název, cena i rozměry pořád dokola, odkáže se na tabulku s typy a doplní se jen údaje, co se pro danou variantu liší. Pak tu máme třetí tabulku, kam se automaticky přenese seznam vše výrobků spolu s jejich složeným názvem. Do téhle tabulky se vyplní, kolik krabic daného výrobku chceme.

A tím končí lidská práce a zbytek je na Excelu. Z takto zadaných dat nám spočítá, kolik výrobků se vejde do krabice, kolik krabic se vejde do kontejneru. Kolik tam toho ještě můžeme dát, kolik bude nákupní cena a kolik je předpokládaná celková prodejní cena bez ostatních nákladů. Už to samo o sobě je spousta užitečných informací. Nakonfigurovat si pak kontejner už není takový problém, jak to vypadalo na začátku.

Jenže když už máme všechny ty informace pohromadě, co to zkusit promítnout do jednotlivých skladů, prodejních nákladů, provizí z prodeje atd? Tady to chtělo další pomocnou tabulku, kde se počítá řada mezivýpočtů, ale výsledek za to stojí.

Na vstupu mám seznam objednaných produktů, na výstupu vidím počet položek zboží, počet typů produktů, jaká je jejich průměrná prodejní cena i průměrný rozměr. A tyto údaje se mi pak pak dosadí do výsledné tabulky, která mi řekne kolik budu platit za uskladnění, kolik za vyřízení všech objednávek, kolik nekřesťanských peněz zaplatím na poplatcích E-bay (v případě, že by vše bylo prodáno skrze ně) a finálně i kolik snad vydělám.

A tím se opět dostávám k našim scénářům. Z takto nakonfigurovaného kontejneru přesně vidím, kolik třeba vydělám za různý počet měsíců podle počtu prodejů, atd. Vzhledem k tomu, že každý sklad si účtuje peníze za něco jiného, je dobré si podobnou analýzu udělat. Jsou sklady, které při prodeji pár položek vyjdou mnohem levněji než ostatní. Jakmile ale prodáte třeba 500-1000 produktů za měsíc, vyděláte díky nim i o 50% méně než u konkurence.

Všechny čísla i faktory v tabulce vždycky konfiguruji v co nejpesimističtější variantě. Vysvětlím na příklad s E-bay. Ten si vezme 10-15% za prodej, k tomu kolem 5% za Paypal. V tabulce počítám, že to tak prostě bude u celého kontejneru. To, že možná jako americká firma budeme mít nižší procenta na Paypalu, nebo to, že budeme prodávat i přes náš eshop tam zahrnuto nemám. Vím, že přinejhorším to bude tak jak ukazuje tabulka a při dalších výpočtech nestavím na vzdušných zámcích. Druhá věc je, že když mám vše hotové, jen tak cvičně si zkusím ty procenta i E-bay vypnout, abych viděl o kolik víc bych mohl ještě vydělat 😉

Nevím, o kolik víc ještě půjde tahle tabulka vylepšit, ale už teď je to veledílo hodné ovládnutí světa ;-). V některých aspektech už tabulka spíš připomíná skladový systém s nekomfortním ovládáním. Všechno je ale něco za něco. Celá tabulka mi prozatím trvala max 8-10 hodin a splňuje vše, co jsme doposud potřebovali. Řešit v současnosti nějaký skladový systém by z mého pohledu nebylo momentálně rozumné. Nyní ještě nevíme, co všechno budeme potřebovat a jediný způsob, jak to zjistit, je praxe.

V tomhle má Excel strašnou výhodu, a proto bych to doporučil všem, co nějaký ten systém pro svou firmu řeší. Než začnete poptávat nebo nedejbože realizovat systém, který za Vás všechno “vyřeší”, zrealizujte vše nějakým prototypem v Excelu. Takové řešení má sice řadu proti, například pohodlnost ovládání, definice oprávnění, nemožnost přístupu více lidí současně atd. Důležité jsou však všechna pro. Excel si můžete sami rozšiřovat během toho, jak se budete prokousávat celým procesem. Určitě narazíte na řadu věcí, které jste na začátku nějak vymysleli a během používání několikrát změníte nebo zahodíte úplně. A na tohle všechnno je Excel ideální. Stojí Vás to jen pár hodin práce a hned zase vidíte výsledky a pokračujete dál. Být to už velký systém, znamená to novou analýzu, realizaci, testování. A to všechno stojí hodně času i peněz.

Když se vám pak s vaší tabulkou podaří úspěšně probojovat celým business procesem a něco na tom třeba i vydělat, je ten pravý čas začít nějaký ten systém řešit. V tuto chvíli totiž máte alespoň trochu jistotu, že víte, co chcete, a že nejspíš většina budoucích změn nebude velkého a destruktivního charakteru. Stejně tak to ocení i Vaši systémoví implementátoři. Je velký rozdíl mezi zákazníkem, co chce “systém, co za něj vše vyřeší”, a zákazníkem, co má vše již ujasněné a potřebuje systém, který mu má “vše usnadnit”.

Pomohl Vám náš blog? Chcete nás podpořit? I málo udělá radost 😉